Registro de Transacciones Comerciales

SOPORTES CONTABLES. Son documentos diligenciados y aprobados con los cuales se autoriza a alguien para registrar una transacción contable. Los más usados son: Recibo de Caja o Comprobante de Ingreso (para transacciones en las que se recibe dinero en efectivo o cheque cuando se hace una venta, se recibe una donación, etc. No se debe confundir con un recibo de caja menor); Comprobante de Egreso (transacciones en las que hay salida de dinero en efectivo o cheque cuando se hace un pago por servicios públicos, nómina de empleados,etc.); Factura de Venta (soporte que se diligencia cuando hay una venta); Recibo de Consignación Bancaria (se diligencia cuando se necesita consignar dinero en efectivo o cheque a una cuenta bancaria).

Tarea. Traer para la próxima clase un Comprobante de Ingreso, un Comprobante de Egreso, una Factura de Venta y un Recibo de Consignación Bancaria.

REGISTRO DE TRANSACCIONES. Proceso mediante el cual se contabilizan las diferentes operaciones de una empresa. Se hace en forma MANUAL (en cuentas T) o sistematizada (en una aplicación de contabilidad). Registros en Cuentas T. Un procedimiento lógico y que seguiremos a lo largo del curso es:

1.       INTERPRETACIÓN. Entender la transacción y saber que soporte contable necesita.

2.       IDENTIFICACIÓN. Identificar las cuentas a afectar: Saber a que grupo pertenecen y la naturaleza de las cuentas; mínimo deben ser dos cuentas a afectar. Dibujar las Cuentas T a afectar con todas sus partes, para eso se requiere conocer el código PUC a seis dígitos. Tener en cuenta que las cuentas más usadas para nosotros serán: 110505 Caja General; 111005 Bancos; 138020 CxC; 143005 Inventario de Productos Fabricados; 150405 Edificios; 152005 Maquinaria y Equipo; 152405 Muebles y Enseres; 152805 Equipo de Cómputo y Comunicación; 154005 Automóviles y Equipo de Transporte; 220505 Proveedores; 233595 CxP; 310505 Capital Social; 330505 Reserva Legal; 412095 Industrias Manufactureras; 413595 Ventas al por mayor y al detal; 510506 Sueldos Empleados; 510515 Horas Extras; 510527 Auxilio de Transporte; 510530 Cesantías; 510533 Intereses de Cesantías; 510536 Prima de Servicios; 510539 Vacaciones; 513525 Acueducto; 513530 Energía Eléctrica; 513535 Teléfono; 513555 Gas;  519525 Elementos de Aseo y Cafetería; 519530 Papelería y Fotocopias; 519545 Transporte;  519595 Otros Gastos Diversos; 612095 Industrias Manufactureras; 613595 Venta de Otros Productos, 710505 Costos de Producción

3.       ANÁLISIS Y REGISTRO. Preguntarse sin con la afectación de la cuenta se va a aumentar o a disminuir el saldo y de acuerdo con su naturaleza, registrar el valor correspondiente por el DEBE o por el HABER de la cuenta T respectiva. Hacer lo mismo para todas las cuentas dibujadas para la transacción. Nota. Cuando se efectúan pagos o compras respaldados con Comprobante de Egreso, tener en cuenta que dichos pagos se pueden hacer:  a) en Efectivo: sacar el dinero de Caja General;  b) en Cheque: sacar el dinero de Bancos o c) quedar Debiendo: se aumentan las CxP.

4.       PARTIDA DOBLE. Probar que está cuadrada la transacción verificando que la SUMATORIA DE DÉBITOS de cada una de las cuentas afectadas sea igual a la SUMATORIA DE CRÉBITOS de cada una de las cuentas afectadas.

 EJEMPLO. Registrar en cuentas T: Se consigna en cuenta de ahorros bancaria la suma de $150.000

1.       Se interpreta como dinero en efectivo que se saca de la caja de la empresa, se lleva al banco y se consigna. El soporte contable será un recibo de consignación bancaria.

2.       Las cuentas a afectar son dos: 110505 Caja y 111005 Bancos, se dibujan. Como podemos ver, ambas cuentas son de naturaleza Db ya que pertenecen al Activo.  

3.       Al sacar $150.000 de la Caja General indica que el saldo de esa cuenta se va disminuir; como la cuenta es de naturaleza Db quiere decir que hay que afectarla por el HABER. Al depositar $150.000 en la cuenta Bancos indica que el saldo de esa cuenta se va aumentar; como la cuenta es de naturaleza Db quiere decir que hay que afectarla por el DEBE.

4.       El proceso de registro se concluye así:

         110505                                                    111005

      Caja General                                              Bancos

 ___________________                        _______________                       Partida Doble

Debe               Haber                           Debe               Haber               Db  =    Cr

                           $150.000                         $150.000                     0 + 150.000 =  150.000 + 0

------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACTIVIDAD DE CLASE

NOMBRE________________________________   CURSO 9__#LISTA____ FECHA: Abril 2/2013

Siguiendo el procedimiento lógico para registro de transacciones, indicar cuál es el soporte contable a utilizar y registrar en cuentas T la siguiente transacción:

La empresa ECOLOGÍA Y MEDIO AMBIENTE S.A. cancela el servicio de energía del mes de marzo en una entidad recaudadora de servicios públicos por valor de $(#Lista * 100.000). El pago se realiza así: el 50% en efectivo, el 40% en cheque y el resto se queda debiendo.

1.     INTERPRETACIÓN:___________________________________________________________

SOPORTE CONTABLE: _______________________________________________________

2.     CUENTAS A AFECTAR: (   )  CUÁLES:______________    _____________   ______________

  ______________    _____________   ______________    _____________   ______________

3.     ANÁLISIS____________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

REGISTROS (Dibujar Cuentas T con todas sus partes y valores correspondientes)

     

4.     PARTIDA DOBLE: